近年来，随信息技术的飞速发展，带来了文档数字化及存储管理的革命，用文档电子影像信息代替纸张，不仅节约空间，延长保存时间，同时方便查阅，因此，逐渐得到各行各业用户的认可。目前，政府机关的文档数字化约11.4%，但较发达国这还有很大的差距。在日常工作中，政府机关积累了大量的办公文档、人事档案，如工商税务部门的企业注册、税务登记文件；公检法部门的检察档案、诉讼档案、户籍档案、车辆档案等，实施文档数字化管理，不仅节省费用，而且提高了工作效率。当前，政府机关正在大力进行数字化建设，文档电子将作为其中重要的组成部分。

档案数字化的意义

保护档案原件

   档案是具有价值的历史文献，传统的档案管理方式，在档案原件被借阅的过程中，由于各种原因会对档案原件造成损坏，致使蒙受损失。这些原因主要有：

   人为疏忽：借阅人不慎将水、油、墨或其他污染物污染档案；

   意外事件：火灾等自然灾害，强磁场对音像档案的损坏等；

   正常损坏：人在借阅期间，由于手上带有油或污物，手会触摸档案，以及档案暴露在各种各样的外界环境中，湿度、温度等都不尽不符合档案保管的条件，因此会导致档案的一个自然损坏；

   计算机管理的电子档案，借阅的是电子化的档案，不存在以上的问题，有利于对珍贵档案的保护。

支持更大范围档案的利用

   传统的档案由于不易复制的特点，导致它无法提供更大范围的档案利用。而电子档案本身易于复制，并借助计算机的网络化和互联网的迅速发展，使得珍贵的档案能够便利的为全单位、全地区、全国甚至全世界所利用。

提高档案的查询、检索速度

   随着档案数量的逐年递增，从数十万、数百万乃至数千万的纸质档案中准确而迅速的查找出需要的档案，那简直是大海捞针。如果说要再进行更复杂的排序、筛选、全文检索等工作，可以说几乎是不可能的事情。

   计算机具有高处理能力，百万级记录的响应时间在10秒以内，从海量的数据中能够迅速、准确而全面的找到数据。

实现社会价值和经济效益

   保存档案的目的，不是为了保存而保存，是为了预期将来能够利用档案，实现档案的社会价值和经济效益。

   档案在人们的生产、生活，国家的大政方针、军事国防等社会方方面面都显示出越来越重要的作用，但是传统的手工目录式的管理，随着档案数量的越来越多，档案利用工作的越来越复杂，档案查询检索要求的越来越快速、准确、全面，暴露出越来越多的问题。

   档案部门的地位逐渐的由以前的资料保管部门，上升到能够为本单位、为社会创造更多的价值的创利部门，档案的有偿使用不再是一个空泛、无内容的假设了。而在整个档案有偿利用的过程中，电子档案由于其本身所固有的方便、快捷、易复制、低成本、大范围访问等特征，伴随着Internet的发展，无纸办公的兴起，电子政务的推进，起着决定性的作用。

有利于档案编研工作

   以往档案的编研，之前要进行大量相关材料的筛选准备工作，利用电子化档案，能够轻而易举的完成档案的筛选，为档案的编研开山铺路。

数字化生产线流程图