清华紫光综合档案管理系统从设计时就考虑了知识资源管理发展趋势，因此在系统中功能更加侧重于文件的收集整理和开发利用、侧重于各种知识管理方式和结构的定制工具的提供，为进行知识资源管理提供了技术手段。

系统主要分为两大部分：

　　档案业务部分和系统设置部分。

其中档案业务部份包括：

　　文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四部份，涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理和信息开发利用工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员，这部份功能系统设计得简单实用、方便快捷，档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规则和规范，自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。

　　系统设置部分主要提供了一套系统的定制工具，可以针对不同行业的档案管理需求和规范，定制符合这个单位使用的档案管理系统，可定制的内容包括：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。主要针对项目实施人员、或对本单位档案业务熟悉的系统管理员。系统设置部分功能强大，可以将用户单位的档案管理规范和制度通过定制实现，用系统保障使用人员对规范和制度的执行，保障档案的业务流程有序地进行。

　　将档案业务和系统的设置功能分开，就可以针对不同的使用者，将档案业务部分的使用和操作做得简单方便，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同时可以将用于专业人员的系统设置功能做成一个档案管理的平台，提供专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合。